05 wrz KSeF z podpisem prezydenta – najważniejsze zmiany dla biznesu

Pod koniec sierpnia 2025 roku prezydent Karol Nawrocki podpisał nowelizację ustawy o VAT, która wprowadza obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF). Decyzja ta uruchamia największą od lat zmianę w sposobie dokumentowania sprzedaży w Polsce. Firmy, które dotychczas mogły swobodnie wystawiać faktury papierowe czy elektroniczne w formie PDF, będą musiały przejść na faktury ustrukturyzowane przesyłane przez centralny system Ministerstwa Finansów. To prawdziwa rewolucja w obiegu dokumentów gospodarczych i jednocześnie ogromne wyzwanie organizacyjne.

Czym właściwie jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to platforma, która ma na stałe zastąpić tradycyjne sposoby wystawiania i przechowywania faktur. Każdy dokument będzie tworzony w jednolitym formacie XML. Trafiał będzie najpierw do systemu KSeF, a dopiero po jego weryfikacji zostanie udostępniony odbiorcy. W praktyce oznacza to, że wszystkie faktury będą widoczne w czasie niemal rzeczywistym dla administracji skarbowej. Ministerstwo Finansów podkreśla, że dzięki temu zwiększy się przejrzystość obrotu gospodarczego i ograniczone zostanie ryzyko wyłudzeń VAT. Z perspektywy przedsiębiorców ważną korzyścią ma być szybszy zwrot podatku – zamiast w 60 dni, fiskus odda go w 40.

Harmonogram wprowadzania systemu KSeF

Ustawa przewiduje stopniowe wdrożenie KSeF, aby dać firmom czas na przygotowanie się do zmian. Najpierw, od 1 lutego 2026 roku, obowiązek obejmie największe podmioty, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych. Dwa miesiące później, czyli od 1 kwietnia 2026 roku, system stanie się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Mikrofirmy, które osiągają przychody poniżej 10 tysięcy złotych miesięcznie, otrzymały dodatkowe pół roku – dla nich KSeF stanie się realnym obowiązkiem dopiero od stycznia 2027 roku.

Ten etapowy harmonogram ma zapobiec paraliżowi i umożliwić mniejszym firmom spokojne dostosowanie systemów finansowo-księgowych. Co istotne, do końca 2026 roku nie będą nakładane kary za ewentualne błędy w korzystaniu z systemu. Okres ten traktowany jest jako czas nauki.

Jakie zmiany odczują przedsiębiorcy?

Największą zmianą jest odejście od dowolności formy faktury. Od momentu wejścia KSeF w życie przedsiębiorcy nie będą mogli wystawiać dokumentów w PDF-ach czy papierze i przesyłać ich e-mailem. Każda faktura będzie musiała przejść przez centralny system i zostać oznaczona unikalnym numerem identyfikacyjnym. W praktyce oznacza to, że księgowość otrzyma wgląd w dokumenty dopiero wtedy, gdy zostaną one zarejestrowane w KSeF.

Wdrożenie systemu wymagać będzie więc modernizacji oprogramowania finansowo-księgowego oraz integracji procesów wewnętrznych. Firmy będą musiały przeszkolić pracowników, przygotować procedury awaryjne (np. korzystanie z trybu offline24 w przypadku braku internetu). Oraz ustalić zasady współpracy z kontrahentami. Również z tymi zagranicznymi, którzy do tej pory nie musieli działać według polskich standardów.

Korzyści i potencjalne trudności KSeF

Z jednej strony KSeF oznacza większą kontrolę ze strony fiskusa, a więc i większą przejrzystość rynku. Z drugiej strony daje firmom konkretne udogodnienia. Poza szybszym zwrotem VAT, przedsiębiorcy zyskają także łatwiejszy obieg dokumentów, brak konieczności ich archiwizowania w papierze. To także pewność, że faktury nie „zaginą” w skrzynkach e-mailowych.

Trudności mogą pojawić się zwłaszcza na początku – konieczne będą inwestycje w oprogramowanie, dodatkowe szkolenia i reorganizacja procesów w działach księgowości. Dla małych firm będzie to często spore obciążenie. Właśnie dlatego ustawodawca przewidział czas przejściowy i stopniowe wdrażanie systemu.

Dlaczego warto przygotować się wcześniej?

Eksperci zgodnie podkreślają, że przedsiębiorcy nie powinni czekać na ostatnią chwilę. Im szybciej rozpoczną testy systemów i szkolenia zespołów, tym mniejsze ryzyko błędów czy przestojów operacyjnych. Warto także zadbać o odpowiednie certyfikaty KSeF, które będą wymagane od listopada 2025 roku. Firmy, które odpowiednio wcześnie dostosują się do nowych przepisów, zyskają przewagę. Ich procesy będą sprawniejsze, a ryzyko problemów technicznych znacząco mniejsze.

Profesjonalna pomoc dla firm w nowych obowiązkach podatkowych

Podpisanie przez prezydenta Karola Nawrockiego ustawy o KSeF oznacza, że w 2026 roku Polska wejdzie w nową erę cyfryzacji faktur. To zmiana, która dotknie każdej firmy – od największych korporacji po jednoosobowe działalności gospodarcze. Choć wiąże się ona z kosztami i koniecznością reorganizacji, przyniesie również korzyści. To między innymi szybsze rozliczenia, lepsza automatyzacji i większa przejrzystości rynku. Warto więc wykorzystać czas do 2026 roku na solidne przygotowanie.

Wdrożenie KSeF to spore wyzwanie – od dostosowania oprogramowania, przez szkolenia pracowników, aż po przygotowanie procedur księgowych i podatkowych. Nasze biuro rachunkowe wspiera przedsiębiorców na każdym etapie tego procesu. Pomożemy Ci zrozumieć nowe przepisy, wdrożyć niezbędne rozwiązania i zadbać o bezpieczne rozliczenia w ramach KSeF.

Odwiedź nas na Facebooku!