25 lis KSeF a współpraca z biurem rachunkowym

KSeF a współpraca z biurem rachunkowym to dziś temat, który dotyczy praktycznie każdego przedsiębiorcy. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi jedną z największych zmian w polskim systemie rozliczeń podatkowych ostatnich lat. Do tej pory obieg faktur pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym był złożony i często zależał od indywidualnych ustaleń. Dokumenty trafiały do księgowości mailowo, poprzez komunikatory, platformy chmurowe lub – co wciąż było powszechne – w formie papierowej, dostarczanej raz w miesiącu w segregatorze. KSeF zmienia tę logikę całkowicie. Faktura przestaje być plikiem lub kartką papieru. Staje się zapisem w centralnym systemie Ministerstwa Finansów, z którego można ją pobrać w dowolnym momencie.

Zmiana ta niesie ze sobą duży potencjał automatyzacji, ale jednocześnie wymaga bardzo klarownego ustalenia ról pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym. To właśnie od tego, jak zostanie zorganizowana współpraca, zależy bezpieczeństwo rozliczeń, tempo pracy i komfort obu stron.

Dlaczego wybór modelu współpracy z biurem rachunkowym w kontekście KSeF jest tak ważny?

KSeF porządkuje obieg faktur, ale jednocześnie powoduje przesunięcie odpowiedzialności. Każda faktura trafia do systemu natychmiast, a jej „oryginał” istnieje wyłącznie w KSeF. Oznacza to, że kto pobiera dokumenty, kto je wystawia i kto odpowiada za ich treść, musi być określone nie tylko praktycznie, ale również formalnie. Najlepiej w umowie lub aneksie do niej.

Do tej pory często obowiązywało proste założenie: klient wysyła dokumenty w terminie, biuro je księguje. W realiach KSeF nie ma już „wysyłania” faktur – dokumenty znajdują się w systemie od razu po ich wystawieniu. To otwiera drogę do automatyzacji, ale tylko wtedy, gdy obie strony wiedzą, jakie działania należą do nich.

Jak ustalić zasady współpracy z biurem rachunkowym po wejściu KSeF?

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga określenia jasnego podziału ról pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym. Poniżej przedstawiamy cztery najczęściej stosowane modele współpracy, które różnią się zakresem odpowiedzialności, poziomem automatyzacji oraz stopniem zaangażowania obu stron.

Samodzielna obsługa KSeF po stronie klienta

W tym modelu przedsiębiorca zachowuje pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów. Klient sam wystawia faktury sprzedażowe w KSeF oraz sam pobiera faktury od dostawców. Biuro rachunkowe otrzymuje komplet dokumentów już po stronie klienta lub pobiera je dopiero po autoryzacji. To rozwiązanie jest stosunkowo proste organizacyjnie, jednak wymaga od przedsiębiorcy większego nakładu pracy administracyjnej. Sprawdza się głównie w firmach posiadających własny dział księgowy lub osoby zajmujące się finansami na co dzień.

Model współdzielony (najbardziej rekomendowany)

Model współdzielony jest najczęściej oceniany jako najbardziej praktyczny i zrównoważony. Klient wystawia faktury tak jak dotychczas i odpowiada za ich treść, natomiast biuro rachunkowe otrzymuje techniczny dostęp do KSeF i samodzielnie pobiera faktury sprzedaży oraz zakupu. Dzięki temu całość rozliczeń odbywa się automatycznie. Ten model zapewnia płynność pracy, eliminuje konieczność przesyłania dokumentów mailowo lub w wersji papierowej. Pozwala utrzymać wysoki poziom porządku w obiegu informacji. To rozwiązanie jest najbardziej korzystne dla zdecydowanej większości małych i średnich firm.

Wystawianie faktur przez biuro rachunkowe w imieniu klienta

W tym modelu przedsiębiorca przekazuje dane dotyczące sprzedaży, a biuro rachunkowe wystawia faktury bezpośrednio w KSeF. Biuro pobiera również wszystkie dokumenty kosztowe i zajmuje się kompleksowym rozliczeniem. To model wygodny dla firm, które chcą maksymalnie odciążyć się od administracji. Wymaga on jednak jasno określonych procedur oraz precyzyjnego opisania odpowiedzialności w umowie. Biuro i klient współdzielą obowiązki dotyczące poprawności dokumentów.

Nadawanie uprawnień do KSeF konkretnej osobie w biurze

Ten model polega na przypisaniu dostępu do KSeF nie całemu biuru rachunkowemu, lecz konkretnemu pracownikowi. Rozwiązanie to może działać w stabilnych, długoletnich relacjach opartych na zaufaniu osobistym. Jednak w praktyce bywa trudne w utrzymaniu. W przypadku nieobecności pracownika, zmian kadrowych lub rozwoju biura może dojść do przerwania ciągłości obsługi. Dlatego ten model jest stosowany rzadziej i przede wszystkim w niewielkich działalnościach.

KSeF a współpraca z biurem rachunkowym – jak wybrać rozwiązanie, które zapewni spokój i bezpieczeństwo?

Wprowadzenie KSeF nie musi oznaczać chaosu, dodatkowych obowiązków ani skomplikowanych procedur. Kluczowe jest dobranie takiego modelu współpracy z biurem rachunkowym, który będzie wspierał codzienną działalność firmy i odciążał przedsiębiorcę w obszarach administracyjnych. W Biurze Rachunkowym Urbaniec stawiamy na transparentną komunikację, uporządkowany obieg dokumentów i realne wsparcie w zakresie KSeF. Od nadania uprawnień, przez organizację procesu, aż po bieżącą obsługę księgową oraz kontrolę poprawności danych. Naszym celem jest to, abyś mógł skupić się na prowadzeniu swojego biznesu. Z nami masz pewność, że kwestie finansowe, podatkowe i techniczne są pod dobrą opieką.

Jeżeli szukasz partnera, który rozumie KSeF, potrafi wdrożyć go praktycznie i poprowadzi Cię przez cały proces krok po kroku, zapraszamy do kontaktu.

Urbaniec — księgowość, która wspiera, zamiast komplikować.