22 wrz KSeF a działalność nierejestrowana

Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla większości podatników, także dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną. Wokół nowych przepisów pojawia się jednak wiele pytań: czy brak NIP uniemożliwia korzystanie z KSeF, czy PESEL wystarczy, a może osoby z działalnością nierejestrowaną są całkowicie zwolnione z tego obowiązku? W tym artykule zebraliśmy najważniejsze informacje, aktualne przepisy i praktyczne wskazówki, aby rozwiać wątpliwości i pomóc Ci przygotować się na nadchodzące zmiany.

Czym jest KSeF i dlaczego dotyczy także działalności nierejestrowanej?

Krajowy System e-Faktur, to obowiązkowa od 2026 r. platforma do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. System obejmie nie tylko duże firmy, ale także osoby prowadzące działalność nierejestrowaną, jeśli dokumentują sprzedaż fakturami. Jakie zmiany niesie ze sobą Krajowy System e-Faktur, dowiedz się czytając nasz poprzedni artykuł.

Wielu przedsiębiorców zastanawia się: czy bez NIP można wystawiać faktury w KSeF? Odpowiedź nie jest oczywista, bo działalność nierejestrowana często działa tylko na PESEL.

Działalność nierejestrowana a status podatnika VAT

Choć działalność nierejestrowana nie wymaga wpisu do CEIDG, w świetle przepisów o VAT jej właściciel traktowany jest jak podatnik VAT. Zwykle korzysta ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotów 240 000 zł rocznie), ale formalnie należy do grupy podatników, których docelowo obejmie Krajowy System e-Faktur.

Czy w działalności nierejestrowanej trzeba mieć NIP do KSeF?

Aktualne przepisy przewidują, że:

• od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur obejmie podatników VAT czynnych,
• od 1 kwietnia 2026 r. system będzie obowiązkowy również dla podatników VAT zwolnionych, w tym prowadzących działalność nierejestrowaną.

Problemem jest identyfikacja w KSeF – system wymaga podania NIP, a osoby prowadzące działalność nierejestrowaną często nim nie dysponują.
Oznacza to, że jeśli chcesz wystawiać faktury w KSeF, musisz wystąpić o NIP. Sam PESEL nie wystarczy.

Kiedy KSeF nie dotyczy działalności nierejestrowanej?

Obowiązek korzystania z KSeF nie obejmie:

• sprzedaży na rzecz konsumentów (gdy nie wystawiasz faktury, tylko np. rachunek),
• sytuacji, gdy nie dokumentujesz sprzedaży fakturami,
• określonych wyjątków ustawowych (np. paragon z NIP do 450 zł – tzw. faktura uproszczona).

KSeF a PESEL – jak to wygląda w praktyce?

Nowelizacje podatkowe w 2025 roku przewidują, że w niektórych przypadkach przedsiębiorcy mogą posługiwać się PESEL zamiast NIP (np. przy braku obowiązku wystawiania faktur). Jednak w KSeF kluczowy pozostaje NIP, więc jeśli prowadzisz działalność nierejestrowaną i Twoi klienci oczekują faktur, będziesz musiał o ten NIP wystąpić.

Najczęstsze pytania (FAQ)

1. Czy osoba z działalnością nierejestrowaną musi korzystać z KSeF?
Tak, jeśli wystawia faktury. Obowiązek wejdzie w życie w 2026 roku.

2. Czy brak NIP wyklucza z KSeF?
Tak – system nie działa na PESEL. Aby wystawiać faktury w KSeF, trzeba posiadać NIP.

3. Co jeśli sprzedaję tylko konsumentom?
Jeśli nie wystawiasz faktur, a tylko rachunki lub paragony, Krajowy System e-FakturF Cię nie dotyczy.

4. Kiedy warto wystąpić o NIP?
Najlepiej z odpowiednim wyprzedzeniem – jeszcze przed wejściem w życie obowiązku, by uniknąć problemów z dokumentowaniem sprzedaży.

Podsumowanie

Działalność nierejestrowana nie jest wyłączona z KSeF. Jeżeli wystawiasz faktury, będziesz musiał korzystać z systemu od 2026 r. Do tego konieczny jest NIP, nawet jeśli dziś posługujesz się tylko numerem PESEL. W praktyce oznacza to, że osoby z działalnością nierejestrowaną powinny już teraz przygotować się do zmian: sprawdzić, czy wystawiają faktury, a jeśli tak – wystąpić o NIP i zapoznać się z obsługą KSeF.

Obserwuj nas na Facebooku i bądź na bierząco ze zmianami!